Een volmacht geven voor een dossier in het buitenland
Een stuk grond verkopen, een erfenis regelen of een document ophalen in uw land van herkomst zonder er zelf naartoe te gaan: daarvoor hebt u een volmacht nodig. Een volmacht die in België is opgemaakt, wordt daar pas aanvaard na een reeks stappen — en de orde van die stappen staat vast.
Twee wegen, en ze zijn niet gelijkwaardig
Een volmacht voor het buitenland kan worden opgemaakt door het consulaat van dat land in België, of in België zelf — als onderhandse akte of bij een notaris — en daarna gelegaliseerd worden om ginds erkend te worden.
Die eerste weg bestaat niet overal. Of een consulaat een notariële akte mag opmaken, bepaalt elke staat zelf voor zijn eigen posten, en geen enkele doet dat zonder voorwaarden. Hoe streng dat kan zijn, leert de Belgische regeling: de FOD Buitenlandse Zaken kent die bevoegdheid enkel toe aan Belgische consulaten-generaal met een consulair ressort buiten de Europese Unie, nooit aan ereconsulaten, en een ontwerpakte van een Belgische notaris is vooraf verplicht. Of het land dat u nodig hebt dezelfde regels volgt, weet u niet vooraf; regels heeft het in elk geval.
- Wend u tot de post die voor uw provincie bevoegd is, niet tot de eerste die u vindt: die territoriale bevoegdheid leest u af van het consulair ressort van de post.
- Stel drie vragen vóór u zich verplaatst: maakt de post de akte zelf op, is een ontwerp van een notaris nodig, en moet u een afspraak maken?
- Doet de post het niet, dan blijft de tweede weg open — die staat hieronder volledig uitgeschreven.
Uw handtekening laten legaliseren in België
Een volmacht die u zelf schrijft en ondertekent, is een onderhandse akte: niets daarin bewijst dat de handtekening van u is. Dat bewijst de gemeente van uw hoofdverblijfplaats, met de legalisatie van de handtekening.
In de Stad Brussel is die stap gratis, gebeurt ze aan het loket zonder afspraak en wordt ze onmiddellijk afgehandeld, op twee voorwaarden: daar uw hoofdverblijfplaats hebben, en een document voorleggen dat in het Nederlands of het Frans is opgesteld. Elke gemeente heeft eigen loketten en voorwaarden — daarvoor is haar eigen website de bron.
Verloopt de volmacht via een notaris, dan slaat u deze stap over: de notaris authentiseert de akte en dient ze zelf in bij de FOD Buitenlandse Zaken via het eLegalisation-portaal.
De apostille of de legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken
Staat de handtekening vast, dan plaatst de FOD Buitenlandse Zaken de apostille als het land van bestemming partij is bij het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961, en anders de volledige legalisatie. Welke van de twee uw dossier nodig heeft, hangt af van die lijst van verdragspartijen, die de Haagse Conferentie bijhoudt — en die lijst verandert.
Het tarief bedraagt 25 € per legalisatie of apostille, van kracht sinds 1 augustus 2026 (nagekeken op 8 oktober 2026). Voor privédocumenten komt daar een eigen voorwaarde bij: de FOD stelt dat elk document dat door een particulier is ondertekend, betrekking moet hebben op een persoon met de Belgische nationaliteit of op een vreemdeling die officieel in België verblijft.
Het loket werkt op afspraak, gratis te maken via het portaal van de FOD; de aanvraag kan ook online via eLegalisation.
Komt het consulaat tussen, dan als laatste
Is het land van bestemming geen partij bij het Verdrag van Den Haag, dan volstaat de legalisatie van de FOD niet: de ambassade of het consulaat van dat land in België moet de zijne eraan toevoegen, ná die van de FOD en nooit ervoor. Dat is een aparte stap, met een eigen afspraak en een eigen tarief, bij de post die voor uw provincie bevoegd is.
De orde van de stappen weegt hier zwaarder dan al de rest. Een volmacht die u bij het consulaat voorlegt vóór de gemeente en de FOD eraan te pas kwamen, wordt geweigerd — en de verplaatsing is voor niets.
Gecontroleerd op 12/10/2026 — Officiële bronnen : diplomatie.belgium.be · diplomatie.belgium.be · diplomatie.belgium.be · www.bruxelles.be · www.hcch.net · elegalisation.cloud.diplomatie.be
De bevoegde post voor uw provincie vinden